École privée : automatiser le tri des emails d'admission avant la rentrée

Commencez par un pipeline en 5 statuts : Nouveau lead, Dossier incomplet, Dossier complet, Entretien planifié, Décision transmise. L'automatisation doit déplacer chaque email vers le bon statut, pas seulement envoyer des réponses.

Définissez les pièces obligatoires par niveau (maternelle, primaire, collège, lycée) et faites partir un email automatique de checklist si un dossier est incomplet. Le message doit lister précisément les documents manquants.

Ajoutez une relance automatique à J+3 puis J+7 pour les dossiers incomplets. Stoppez les relances dès qu'un email parent contient la confirmation d'envoi des pièces, pour éviter l'effet spam.

Créez une règle anti-collision : si un parent écrit plusieurs fois, fusionnez les emails dans le même dossier et conservez un seul fil de réponse. C'est essentiel pour garder un historique propre avant les entretiens.

En période de rentrée, activez un mode 'haute saison' : délais annoncés réalistes, priorité aux dossiers complets, et escalade vers la direction admissions si un dossier stratégique dépasse 48 h sans réponse.

Objectif réaliste en 30 jours : réduire de 30 à 50 % les emails admissions traités manuellement tout en améliorant la perception de réactivité des familles.